được kế toán trên Excel cần phải dùng đến rất nhiều hàm
mẫu, ví dụ như dùng hàm LEFT() để xử lý chuỗi số hiệu
tài khoản khi lập sổ nhật ký hoặc dùng hàm AND() để lọc
ra các dòng định khoản trong sổ kế toán máy có cặp định
khoản Nợ - Có định trước …
Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phép xây dùng,
cập nhật và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu như một
hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Ở đây cơ sở dữ liệu là một tập
hợp các dữ liệu có quan hệ với nhau, được tổ chức lưu
trữ theo cấu trúc dòng, cột. Sử dụng Microsoft Query,
người dùng có thể thực hiện truy vấn dữ liệu trong cơ sở
dữ liệu Excel và lập những bảng báo cáo dựa trên cơ sở
dữ liệu. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các hàm cơ sở dữ
liệu như DSUM người ta có thể thực hiện tính tổng phát
sinh có của một tài khoản có tài khoản đối ứng thuộc một
tập hợp xác định các tài khoản định trước.
Khả năng tự động thực hiện Excel bằng các macro:
Sau khi tạo một macro chứa một dãy các phím bấm, các
lựa chọn thực đơn hay công thức, người dùng chỉ cần
dùng một tổ hợp các phím tắt hay chọn một macro từ một
danh sách, macro đó sẽ tự động thực hiện những công
việc lặp đi lặp lại như đã định nghĩa trong macro đó. Các
macro có thể do Microsoft viết sẵn hoặc do người dùng tự
viết, nhằm chuyên biệt hoá Excel theo cách thức làm việc
của mình. Một ví dụ về ứng dụng Macro khi xử lý bài toán
kế toán trên Excel là việc tạo macro để Excel tự động thực
hiện các thao tác kết chuyển số dư cuối kỳ này thành số
dư đầu kỳ kế tiếp.
6.1.2. Các loại tệp liên quan trong Excel
Khi làm việc với MS - Excel có rất nhiều loại tệp khác
nhau được sử dụng để lưu trữ các loại thông tin khác
nhau. Sau đây là một số kiểu tệp đặc trưng trong Excel:
- Tệp bảng tính Excel: Tệp này có đuôi là .XLS
(nghĩa là Sheet trong bảng tính Excel). Dữ liệu nghiệp vụ
kế toán thường được tổ chức lưu trữ trong các bảng dữ
liệu có cấu trúc xác định và giữa các bảng dữ liệu này tồn
tại những mối quan hệ chuẩn. Thông thường, trong mỗi
tệp bảng tính .XLS gồm nhiều trang bảng tính có cấu trúc
dòng/cột, trong mỗi trang bảng tính lại có thể gồm nhiều
bảng dữ liệu nghiệp vụ, ví dụ trong tệp bảng tính
KETOAN_HTK.XLS (Kế toán hàng tồn kho) có thể có các
trang bảng tính DMKHO (Danh mục kho), DMHH (Danh
mục hàng hóa) hoặc trang NHAPXUATKHO (Chứng từ
nhập/ xuất kho).
- Tệp bảng tính có kèm mã lệnh VBA (Visual Basic
for Application): Tệp này có đuôi là .XLA. Khi người sử
dụng bổ sung một hàm do chính mình viết bằng VBA
trong một WorkSheet thì sau khi lưu Worksheet với
đuôi .XLS như bình thường thì tiếp tục lưu Worksheet
dưới dạng Microsoft Excel Add-Ins (.XLA) bằng cách dùng
File\ Save As với File Save As Type là “As Microsoft Excel
Add-in”.
- Tệp sao lưu dự phòng: Tệp này có đuôi là .XLK.
Để an toàn dữ liệu, Excel cung cấp chức năng sao lưu dữ
liệu đề phòng (Excel Backup). Khi lưu tệp bằng File\ Save
As, xuất hiện hộp thoại Save As. Trong hộp này, nhấp
chọn General Options và đánh dấu hộp “Allways create
backup” rồi bấm OK. Excel sẽ tạo một tệp có tên là
Backup of <Tên tệp đó đặt>.XLK có nội dung giống hệt
với tệp chính.
- Tệp khuôn mẫu: Tệp này có đuôi là .XLT. Đây là
một khuôn mẫu định sẵn cho một bảng tính về những xác
lập từ hộp thoại Format Cells và sẽ đem ra dùng cho một
bảng tính mới được tạo ra bằng lệnh File\ New.
- Tệp vùng làm việc: Tệp này có đuôi là .XLW. Tệp
này có công dụng tương tự như một Shortcut, khi chạy nó
thì các bảng tính có mặt lúc tạo nó sẽ đồng loạt được
Excel mở ra.
6.1.3. Một số hàm mẫu ứng dụng trong xử lý sổ sách
kế toán
Hàm mẫu (Standard Function) là những chương trình
con được viết sẵn và được lưu trên đĩa hoặc trong bộ nhớ
để khi nào sử dụng thì chỉ cần gọi chương trình con đó ra
thực hiện mà không cần viết lại nữa. Nói cách khác, người
dùng chỉ cần sử dụng đúng tên hàm cùng các đối số liên
quan trong hàm đó, việc tính toán giá trị cho hàm và trả lại
cho người dùng là do Excel thực hiện. Nhờ có những hàm
mẫu trong Excel mà việc tính toán và lên các sổ sách kế
toán trong Excel trở nên đơn giản hơn và nhanh hơn. Ví
dụ để tính tổng phát sinh nợ của tài khoản 1111 người ta
có thể dùng hàm mẫu có tên là SUMIF hay để tra cứu loại
tài khoản của một tài khoản trong bảng danh mục tài
khoản người ta có thể sử dụng hàm mẫu VLOOKUP
Ngoài hệ thống các hàm mẫu, người sử dụng
có thể tự xây dựng các hàm của riêng họ để giải quyết
những nhiệm vụ do bài toán đặt ra gọi là hàm do người
dùng tự định nghĩa (User Defined Function). Tuy nhiên,
với những bài toán không quá phức tạp, người sử dụng
có thể chỉ cần sử dụng các hàm mẫu có sẵn trong Excel
là đủ vì sự phong phú của thư viện các hàm mẫu của
Excel.
Sau đây là những điều cần chú ý khi sử dụng hàm
mẫu trong Excel:
Cần dùng đúng tên hàm và dấu mở ngoặc phải
ghi liền sát tên hàm.
Nếu đối số là kí tự hoặc chuỗi kí tự thì phải chắc
chắn rằng chúng được bao trong cặp nháy kép ” ”.
Cần liệt kê các đối số của hàm cho đúng trình
tự đặt ra cho hàm.
Kiểu của các đối số cần phải đúng như cú pháp
của hàm mẫu đã quy định.
Nếu hàm có hai đối số trở lên cần ngăn cách
chúng bằng dấu phẩy (“,”) hoặc chấm phẩy (“;”), tuỳ thuộc
vào việc thuộc tính List Separator trong Regional Settings
được đặt là “,” hay “;”.
Phải chắc chắn rằng, các đối số được sử dụng
trong hàm mẫu phải hoàn toàn xác định.
Mở bao nhiêu ngoặc đơn “(“ thì cũng phải đóng
bấy nhiêu dấu ngoặc đơn “)”.
Bảng sau đây liệt kê một số hàm mẫu thường được sử
dụng khi làm kế toán trên máy tính.
ứng dụng trong xử lý sổ sách kế toán
Trong Excel có một số công cụ chuẩn giúp người dùng
thực hiện nhu cầu xử lý, trích lọc và tổng hợp thông tin kế
toán rất hiệu quả. Về thực chất đó là các chương trình
thường trú, được viết sẵn trong Excel. Mỗi khi có nhu cầu,
người dùng chỉ việc kích hoạt các công cụ đó thông qua
giao diện thực đơn của Excel và khai báo các thông số
liên quan. Để tiện cho việc giải thích cách sử dụng các
công cụ chuẩn của Excel, chúng ta sẽ sử dụng bảng tính
mẫu sau đây:
BẢNG KÊ CHI TIẾT HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG THÁNG
1/2005
Ngày HĐ
Số
HĐ
Mã
KH
Mã
hàng
Số
lượng
bán
Đơn
giá
bán
Doanh
thu
Thuế
GTGT
14-2-2005 101 KH40 LG09 3 300000 900000 90000
14-2-2005 101 KH40 SS34 5 450000 2250000 225000
14-2-2005 101 KH40 TO23 6 810000 4860000 486000
14-2-2005 102 KH45 LG09 3 300000 900000 90000
14-2-2005 102 KH45 SS34 6 450000 2700000 270000
14-2-2005 102 KH45 TO23 8 810000 6480000 648000
14-2-2005 102 KH45 MT49 4 400000 1600000 160000
15-2-2005 103 KH15 TO23 9 810000 7290000 729000
15-2-2005 104 KH40 LG09 6 300000 1800000 180000
15-2-2005 104 KH40 SS34 4 450000 1800000 180000
Bảng 6.3: Bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng tháng
1/2005.
Sau đây là một số công cụ thường được sử dụng
trong xử lý và tổng hợp dữ liệu kế toán.
Công cụ sắp xếp dữ liệu SORT
Dữ liệu kế toán thường được cập nhật vào máy tính
theo trật tự ngẫu nhiên. Trật tự ngẫu nhiên đó có thể là
tăng dần theo ngày chứng từ đối với các giao dịch phát
sinh trong kỳ hoặc có thể là hoàn toàn ngẫu nhiên đối với
một danh mục từ điển. Tuy nhiên, để phục vụ cho quá
trình tìm kiếm hay tổng hợp dữ liệu thì việc sắp xếp lại các
bảng dữ liệu trong Excel là hết sức cần thiết. Excel cho
phép người dùng sắp xếp các bảng dữ liệu nghiệp vụ tối
đa theo ba tiêu thức, theo một thứ tự ưu tiên nhất định.
Đối với mỗi tiêu thức sắp xếp, trật tự sắp xếp có thể là
tăng (Ascending) hoặc giảm dần (Descending).
Hình 6.1: Màn hình khai báo cách sắp xếp bảng dữ liệu.
Hình 6.1 mô tả màn hình khai báo cách thức sắp xếp
lại bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng tăng dần theo ngày
hóa đơn, nếu cùng ngày thì xếp tăng dần theo số hóa
đơn, nếu cùng cả ngày hóa đơn và số hóa đơn thì sắp
xếp tăng dần theo mã hàng hóa.
Tiêu chuẩn sắp
xếp thứ nhất
Tiêu chuẩn sắp
xếp thứ hai
Tiêu chuẩn sắp
xếp thứ ba
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét