Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch thương mại

CHƯƠNG 1
THỰC TRẠNG HẠCH TỐN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU
THỤ TẠI CƠNG TY HỖ TRỢ SẢN XUẤT VÀ DU LỊCH THƯƠNG MẠI.
1.1. Đặc điểm kinh tế và quản lý hoạt động kinh doanh tại cơng ty hỗ trợ sản
xuất và Du lịch Thương mại.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty hỗ trợ sản xuất và du lịch
thương mại.
Cơng ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại đã có được 10 năm hoạt động.
Do u cầu của Nhà nước cũng như đáp ứng nhu cầu của thị trường Cơng ty Hỗ trợ
sản xuất và Du lịch Thương mại đã liên tục thay đổi, đa dạng hố các mặt hàng
kinh doanh.
Cơng ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại có tên giao dịch Procom là một
doanh nghiệp Nhà nước thuộc loại doanh nghiệp đồn thể. Trụ sở giao dịch: Số 10
Đồn Trần Nghiệp. Cơng ty thuộc cơng đồn nghành Thương mại và Du lịch Việt
Nam (trực thuộc Bộ Thương mại). Đầu năm 1994 với chủ trương thu hút thêm lao
động nhằm giải quyết việc làm và nâng cao mức sống của cán bộ cơng nhân viên
trong nghành Thương mại và Du lịch cơng đồn ngành đã quyết định thành lập
Cơng ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại (Procom).
Cơng ty được chính thức thành lập theo quyết định số 1329 QĐ/ UB ngày
4/7/1994 của Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội. Khi mới thành lập cơng ty có
tổng số vốn là 1.714.200.000đ và 50 cán bộ cơng nhân viên cùng 8 căn phòng làm
việc với tổng diện tích
200 m
2
.
Ngày mới thành lập cơng ty còn gặp rất nhiều khó khăn bởi sự cạnh tranh gay
gắt của các cơng ty khác cũng như nhu cầu thị trường thường xun biến động.
Trong khi cơng ty mới thành lập vốn khơng nhiều, cán bộ cơng nhân viên chưa có
nhiều kinh nghiệm trong việc tìm hiểu thị trường đầu vào cũng như tiêu thụ. Đã có
những năm cơng ty làm ăn thua lỗ đã ảnh hưởng đến đời sống của cán bộ cơng
nhân viên. Nhưng nhờ có hướng đi đúng đắn cùng sự cố gắng của Ban Giám đốc và
cán bộ cơng nhân viên cơng ty mà cơng ty đã vượt qua được những giai đoạn khó
để vững bước đi lên. Sau 10 năm xây dựng và phát triển bằng nỗ lực bản thân và sự
giúp đỡ quan tâm của cấp trên, Cơng ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại đã
có những bước trưởng thành đáng kể. Đến nay cơng ty có lực lượng lao động hùng
hậu có chất lượng tốt với trên 200 người. Ngồi các điều kiện cơ sở vật chất và
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

nguồn vốn kinh doanh cũng tăng rõ rệt, tới nay cơng ty đã có tổng số vốn là
2.630.000.000đ với nhiều kho, bãi, xe, máy phục vụ sản xuất và kinh doanh.
1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của Cơng ty được thực hiện theo mơ hình kết hợp. Với mơ hình
này, những quyết định quản lí do các phòng ban nghiên cứu và đề xuất lên cấp trên.
Sau khi được cấp trên thơng qua biến thành mệnh, mênh lệnh được truyền đạt
xuống dưới và cấp dưới thi hành.















THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty
Giám đốc cơng ty
Phó giám đốc
kinh doanh
xuất- nhập khẩu
Phó giám đốc
kinh doanh
du lịch
Phòng
kinh
doanh
2
Kinh
doanh
du lich
nội địa
Kinh
doanh
du lich
quốc tế
Phòng
xuất
khẩu
Phòng
nhập
khẩu
Đại diện
hnh
chính
miền Bắc
Phòng kế tốn ti vụ Phòng tổ chức hnh
chính
Phó giám đốc
kinh doanh
thương mại
Đại diện
hnh
chính
miền Nam
Phòng
kinh
doanh
1
Đại diện
hnh
chính
miền
Trung
Đại diện
chi nhánh
Bắc- Trung- Nam
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Giám đốc: là người có quyền cao nhất trong Cơng ty, có trách nhiệm quản lý,
điều hành mọi hoạt động của Cơng ty trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trương,
chính sách, chế độ Nhà nước, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh
của Cơng ty.Ngồi ra để thực hiện chủ trương tinh giảm bộ máy quản lý, Giám đốc
trực tiếp phụ trách 3 bộ phận.
- Kế tốn- tài vụ.
- Hành chính.
- Đại diện chi nhánh Bắc- Trung- Nam ở các địa phương Móng Cái- Đà
Nẵng- thành phố Hồ Chí Minh.
Phó Giám đốc kinh doanh thương mại: có nhiệm vụ theo dõi chỉ đạo và giám
sát các phòng ban của mình là phòng kinh số 1, 2 thực hiện đúng chức năng nhiệm
vụ là kinh doanh, đồng thời đặt ra kế hoạch cụ thể.
Phó Giám đốc kinh doanh du lịch: thực hiện chức năng điều hành hoạt động
kinh doanh chun về lĩnh vực du lịch
Phó Giám đốc kinh doanh xuất nhập khẩu: phụ trách hoạt động xuất nhập khẩu
và quan hệ, tìm hiểu các đối tác nước ngồi.
Các phòng ban chức năng chịu sự điều hành trực tiếp của các Phó giám đốc.
Ngồi việc thực hiện các chức năng của mình các phòng ban còn có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ lẫn nhau nhằm hồn
thành tốt cơng việc được giao.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban cụ thể như sau:
- Phòng kinh doanh số 1, 2 có nhiệm vụ tập trung kinh doanh các mặt
hàng trong nước dựa trên cơ sở kế hoạch được giao và thực hiện các cơng
việc được phân cơng.
- Phòng kinh doanh du lịch:
+ Phòng kinh doanh du lịch nội địa chun kinh doanh các dịch vụ thuộc mảng
du lịch trong nước đưa đón khách du lịch nội địa thăm quan các danh lam thắng
cảnh ở các địa phương trong nước.
+ Phòng kinh doanh du lịch quốc tế chun kinh doanh các dịch vụ thuộc
mảng du lịch quốc tế. Tổ chức các tour đi du lịch, đưa đón và làm thủ tục xuất-nhập
cảnh cho các khách hàng nội địa và quốc tế. Quan hệ, tìm hiểu và hợp tác với các
Cơng ty du lịch khác trên thế giới để có nhiều địa điểm đưa đón khách.
- Phòng kinh doanh xuất- nhập khẩu:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

+ Phòng kinh doanh xuất khẩu: chun kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng mà
thị trường nước ngồi u cầu đặc biệt là thị trường ASEAN ngồi ra còn mội số
thị trường lớn khác như Trung Quốc, Đài Loan…
+ Phòng kinh doanh nhập khẩu: chủ yếu nhập khẩu những mặt hàng mà nhu
cầu thị trường trong nước đòi hỏi cũng như nhập những mặt hàng rồi xuất ngay cho
các thị trường nước ngồi khác.
- Các chi nhánh đại diện ở 3 miền Bắc- Trung- Nam hoạt động ở thị trường
trong nước với 3 nhiệm vụ chính:
+ Giúp đỡ khối kinh doanh du lịch trong việc quan hệ với các đối tác ở điạ
phương có danh lam tháng cảnh, liên hệ với các tổ chức cá nhân có nhu cầu du lịch.
+ Cung cấp thơng tin cần thiết cho Cơng ty đồng thời là nơi tìm kiếm thị
trường, đối tác làm ăn mới cho Cơng ty.
+ Kinh doanh thương mại các sản phẩm phục vụ cho 3 khối kinh doanh của
Cơng ty.
- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ theo dõi, phụ trách các vấn đề:
+ Tổ chức nhân sự.
+ Tiền lương cán bộ cơng nhân viên của Cơng ty.
+ Các chế độ bảo hiểm, trợ cấp xã hội theo quy định.
+ Quản lý hồ sơ.
+ Bảo vệ cơ sở vật chất của Cơng ty( kho hàng, máy móc thiết bị…)
- Phòng kế tốn tài vụ có nhiệm vụ có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp, tham
mưu cho cấp trên các vấn đề về tài chính như tạo vốn, sử dụng vốn, quản ký vốn(
chủ yếu là quản lý lưu thơng, thanh tốn, các quan hệ tín dụng) và kế tốn sổ sách,
tính tốn chi phí, thu nhập, lãi, lỗ, báo cáo tài chính…
Cơng ty Hỗ trợ sản xuất và Du lich Thương mại có địa bàn hoạt động rộng,
nghành nghề kinh doanh phong phú, phục vụ khách hàng trong và ngồi nước. Bởi
vậy Cơng ty có đội ngũ cán bộ cơng nhân viên có trình độ nghiệp cao.
1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn và tổ chức hệ thống sổ kế tốn tại cơng
ty hỗ trợ sản xuất và du lịch thương mại.
1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn.
Bộ máy kế tốn của cơng ty tại trủ sở chính gồm 4 người, làm việc theo ngun
tắc tập trung. Cơng ty bao gồm các phần hành kế tốn sau:
- Kế tốn TSCĐ.
- Kế tốn hàng hố và thanh tốn với người bán.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

- Kế tốn lương, các khoản trích theo lương và tình hình thanh tốn với người
lao động.
- Kế tốn tiền mặt.
- Kế tốn tiền gửi ngân hàng.
- Kế tốn thuế.
- Kế tốn tiêu thụ và thanh tốn với người mua.
- Kế tốn tập hợp chi phí bán hàng và quản lý.
- Lập báo cáo kế tốn cuối kỳ.
Bộ máy kế tốn của cơng ty bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ
hình kế tốn tập trung. Mơ hình tổ chức này phù hợp với quy mơ hoạt động của
cơng ty, đảm bảo được sự chỉ đạo của Ban Giám đốc và Kế tốn trưởng, đồng thời
có khả năng cung cấp thơng tin một cách kịp thời cho việc ra quyết định quản trị
doanh nghiệp.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn như sau:









Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty









Kế tốn trưởng

Kế
tốn
thanh
tốn
Kế tốn
hng
hố,
TGNH


Thủ
quỹ

Phó phòng kế tốn
kiêm kế tốn tổng hợp

Kế tốn
theo dõi
mua- bán
hng hố


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN






Chức năng, nhiệm vụ của từng kế tốn viên như sau:
Kế tốn trưởng: có nhiệm vụ phụ trách chung tồn bộ hoạt động nghiệp vụ tài
chính, kế tốn của Cơng ty. Trách nhiệm và quyền hạn của kế tốn trưởng như sau:
- Ký duyệt séc, uỷ nhiệm chi, chuyển tiền các chứng từ thanh tốn đã đầy đủ
thủ tục phục vụ cho hoạt kinh doanh của Cơng ty.
- Ký phiếu thu, chi tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh doanh và việc thanh
tốn mua bán với khách hàng.
- Ký báo cáo quyết tốn q, năm đã được giám đốc ký duyệt.
- Lập kế hoạch cân đối thu chi hàng tháng, q, năm phục vụ cho hoạt động
kinh doanh.
- Tham mưu cho giám đốc các vấn đề liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế
tốn.
- Quản lý cán bộ nhân viên trong phòng.
Phó phòng kế tốn: phụ trách kế tốn tài sản cố định, kế tốn chi phí bán hàng
quản lý, kế tốn tổng hợp và lập báo cáo tài chính định kỳ. Với nhiệm vụ như vậy,
Phó phòng tài chính kế tốn có trách nhiệm và quyền hạn như sau:
- Theo dõi chi tiết từng TSCĐ, tổng thể TSCĐ trong tồn cơng ty theo các chỉ
tiêu của Luật kế tốn. Lưu giữ và bảo quản đầy đủ chứng từ, hồ sơ của tình hình
tăng giảm TSCĐ, Thẻ tài TSCĐ, Sổ theo dõi chi tiết TSCĐ. Thơng báo tình
hình biến động TSCĐ và các thơng tin kế tốn khác về TSCĐ một cách chính
xác đầy đủ, trung thực kịp thời cho Trưởng phòng kế tốn và Ban Giám đốc khi
có u cầu. Trích khấu hao TSCĐ từng tháng, q, năm chính xác đầy đủ từ đó
tính và phân bổ vào chi phí bán hàng của từng loại hàng hố và chi phí quản lý
doanh nghiệp.
- Tập hợp đầy đủ, chính xác các chi liên quan đến hoạt động kinh doanh trong
kỳ kinh doanh như: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi
phí liên quan khác đồng thời xác định chính xác lượng hàng hố- dịch vụ mua
vào trong kỳ, đã bán trong kỳ, còn tồn đọng ở kho, ở các cửa hàng. Ghi chép
đầy đủ, chính xác giá vốn hàng bán, giá bán thực tế từ đó xác định được kết quả.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Kiểm tra, đối chiếu số liệu một cách tổng hợp, phát hiện và điều chỉnh kịp thời
khi có sai sót. Đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ và tập hợp chi phí
theo đúng ngun tắc hạch tốn kế tốn.
- Lập các Báo cáo tài chính định kỳ cũng như đột xuất gửi các cơ quan chức
năng theo đúng quy định và Ban Giám đốc khi có u cầu.
- Kiểm tra nghiệp vụ hạch tốn các phần hành kế tốn trong kỳ hạch tốn.
Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu mà mình cung cấp,
chịu trách nhiệm về những cơng việc Trưởng phòng giao.
Kế tốn thanh tốn: có nhiệm vụ như sau:
- Thường xun theo dõi các hoạt động thu chi của quỹ tiền mặt, tiến hành các
thủ tục thu chi như viết phiếu thu, phiếu chi sau khi có chứng từ hợp lý, hợp
lệ… từ đó giám sát được số dư tiền tại quỹ theo từng ngày. Lưu trữ chứng từ
đầy đủ, chứng từ, sổ theo dõi chi tiết tài khoản phải được cập nhật hàng ngày,
thường xun đối chiếu số dư với thủ quỹ.
- Kiểm tra, theo dõi và thanh tốn những chứng từ liên quan đến hoạt động
mua bán có phát sinh các khoản phải thu, phải trả trong q trình kinh doanh
của cơng ty theo đúng quy định của cơng ty và Luật kế tốn. Mở sổ theo dõi chi
tiết cơng nợ đến từng khách hàng, nhà cung cấp hay người tạm ứng, số dư cơng
nợ phải trả được xác định theo từng thời điểm, thời gian cụ thể.
- Đơn đốc khách hàng, người tạm ứng trả ngay các khoản phải thu, tạm ứng
khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ khơng để phát sinh các khoản nợ khó đòi, kết hợp
với các bộ phận kế tốn khác để tiến hành các thủ tục thanh tốn các khoản phải
trả.
- Theo dõi, giám sát các hoạt động nhập – xuấ - tồn hàng hố, dịch vụ của
cơng ty tại trụ sở chính cũng như tại các chi nhánh khi có báo cáo gửi về. Tình
đúng, đủ mọi chi phí mua hàng hố từ đó tính ra giá mua hàng. Phải thường
xun đối chiếu số tồn sổ sách với thực tế. Lưu giữ chứng từ theo đúng quy định
của Luật kế tốn.
- Tính đúng, đủ số tiền lương, BHXH phải trả cho cán bộ cơng nhân viên hàng
tháng. Tính đúng, tính đủ chính xác số tiền BHYT, KPCĐ phải thu từ lương của
cán bộ cơng nhân viên theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.
Kế tốn TGNH, hàng hố, doanh thu và các khoản thuế: có nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, giám sát thường xun mọi hoạt động của các khoản tiền gửi, tiến
hành theo dõi các thủ tục thu chi bằng chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng
sau khi có các chứng từ hợp lệ… từ đó giám sát được số dư tài khoản từng ngày.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Lưu giữ các chứng từ đầy đủ, chứng từ, sổ theo dõi chi tiết tài khoản phải được
cập nhật hàng ngày, thường xun đối chiếu số dư với ngân hàng.
- Doanh thu tiêu thụ hàng hố được cập nhật hàng tuần, việc ghi chép doanh
thu dựa vào hố đơn bán hàng và các khoản giảm trừ, chiết khấu trên các giấy
tờ, hố đơn khác có liên quan.
- Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn hàng hố trong kỳ kinh doanh. Theo dõi
tình hình nhập- xuất- tồn cả về số lượng và giá trị của hàng hố.
- Tính đúng, đủ số thuế đầu vào, đầu ra và số thuế phải nộp trong kỳ cuả từng
loại hàng hố trong kỳ.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ sau:
- Thu chi tiền mặt theo chứng từ thu, chi khi đã có đầy đủ thủ tục hợp lý, hợp
lệ, có đủ chữ ký của Kế tốn trưởng, Giám đốc…Vào sổ quỹ hàng ngày, tính số
dư tồn quỹ của tiền mặt hàng ngày. Hàng tuần nộp tiền bán hàng vào tài khoản
tiền gửi ngân hàng của cơng ty từ 1 đến 2 lần. Cuối tháng kiểm quỹ, đối chiếu số
dư với kế tốn theo dõi tiền mặt, đối chiếu số tồn thực tế với tổng quỹ sổ sách.
Cơng ty đã tổ chức bộ máy kế tốn nhất qn với tổ chức bộ máy chung của
tồn cơng ty, do đó đã giúp phát huy tối đa chức năng của cả hai bộ máy tạo nên
sự thống nhất trong tồn cơng ty .
1.2.2. Đặc điểm tổ chức sổ kế tốn.
1.2.2.1. Những thơng số chung của cơng tác kế tốn tại đơn vị.
Kỳ kế tốn: Hiện nay kỳ kế tốn của cơng ty được xác định theo từng q. Cuối
mỗi q cơng ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập các BCTC theo quy định.
Năm kế tốn: Được xác định theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến
ngày 31/12.
Phương pháp tính giá hàng xuất tiêu thụ: Tính theo phương pháp nhập trước
xuất trước
Phương pháp hạch tốn chi tiết hàng tồn kho: Hạch tốn theo phương pháp thẻ
song song.
Phương pháp tính thuế GTGT: Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu
trừ.
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ được tính theo phương
pháp đường thẳng.
1.2.2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng.
Hiện nay cơng ty đã đăng ký và sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của
Bộ Tài chính hiện hành về việc đăng ký và sử dụng hố đơn trong cơng ty.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Với mỗi phần hành kế tốn cơng ty sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định
của Bộ Tài chính, ngồi ra cơng ty còn tự thiết kế các chứng từ cần thiết để sử dụng
trong nội bộ cơng ty.
1.2.2.3. Hệ thống sổ sách kế tốn sử dụng.
Cơng ty đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo phương pháp kê
khai thường xun do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141
TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 về việc ban hành chế độ kế tốn doanh
nghiệp. Ngày 01/01/2003 vận dụng 4 chuẩn mực kế tốn mới, doanh nghiệp đã
khơng sử dụng các tài khoản như 721, 821 và đã bổ sung thêm các TK mới như
635, 515,… và cơng ty đã thay đổi nội dung hạch tốn của một số tài khoản như:
711, 811.
1.2.2.3.1. Hệ thống sổ chi tiết.
Hệ thống sổ chi tiết của doanh nghiệp gồm có: Sổ chi tiết hàng hố, sổ chi tiết
thu – chi tiền, sổ chi tiết cơng nợ phải thu – phải trả, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi
tiết giá vốn. Hệ thống sổ chi tiết này dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh theo đối tượng kế tốn riêng biệt mà trên sổ tổng hợp chưa phản ánh
được. Số liệu trên sổ kế tốn chi tiết sẽ cung cấp về tình hình tài sản, tiền vốn, tình
hình hoạt động kinh doanh và làm căn cứ để lập Báo cáo Tài chính.
1.2.2.3.2. Hệ thống sổ tổng hợp.
Hệ thống sổ tổng hợp của doanh nghiệp gồm có: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng tổng hợp cân đối số phát sinh. Những sổ kế tốn tổng
hợp này dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, tài
khoản và dùng để kiểm tra, đối chiếu số liệu, lập Báo cáo Tài chính.
1.2.2.4. Tổ chức ghi sổ kế tốn tổng hợp.
Là một doanh nghiệp đồn thể, hoạt động kinh doanh, cơng ty đã lựa chọn
phương pháp ghi sổ là phương pháp Chứng từ ghi sổ. Việc lựa chọn phương pháp
Chứng từ ghi sổ để hạch tốn là phù hợp với tình hình của cơng ty.









THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Xem chi tiết: Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch thương mại