Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

Đề án môn học
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối kỳ
Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho hàng hoá kế toán ghi
vào Nhật ký- Sổ cái TK 156 và ghi vào sổ chi tiết hàng hoá
Cuối kỳ kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết hàng hoá để ghi vào sổ tổng hợp
chi tiết. Sổ này đợc đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái của tài khoản cùng loại
Cuối kỳ căn cứ vào Nhật ký - Sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết để ghi vào
hệ thống báo cáo kế toán.
1.4.2. Hình thức Kế toán Nhật ký chung
a) Điều kiện vận dụng
Hình thức này áp dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi
trình độ quản lý, trình độ kế toán và rất phù hợp với doanh nghiệp sử dụng kế
toán bằng máy vi tính.
b) Qui trình ghi sổ

5

Đề án môn học
Sơ đồ số: 2

Quy trình ghi sổ theo hình thức Kế toán Nhật ký chung
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối kỳ

6
Sổ (thẻ) kế toán chi
tiết hàng hoá tuỳ
theo phơng pháp kế
toán chi tiết sử dụng
Sổ tổng hợp chi
tiết hàng
hoá
Chứng từ gốc về hàng hoá
( Phiếu nhập, phiếu xuất)

Nhật ký chung
Sổ cái TK 156,157
Bảng cân đối số
phát sinh

Báo cáo kế toán
Nhật ký
đặc biệt

Đề án môn học
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hàng hoá kế toán ghi vào Nhật ký
chung và sổ chi tiết hàng hoá. Trên cơ sở Nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ
cái TK 156,157
Nếu doanh nghiệp sử dụng Nhật ký đặc biệt thì từ chứng từ gốc hàng
hoá, kế toán ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt, cuối kỳ ghi vào sổ cái TK 156,157.
Cuối tháng từ sổ thẻ chi tiết hàng hoá kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết.
Sổ này đối chiếu với sổ cái TK 156,157
Cuối tháng căn cứ vào sổ cái TK 156,157 kế toán ghi vào Bảng cân đối
số phát sinh
Cuối quý từ bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết kế toán
ghi vào hệ thống Báo cáo kế toán.
1.4.3. Hình thức Kế toán Chứng từ ghi sổ
a) Điều kiện áp dụng
Phù hợp với các doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn với mọi trình độ
quản lý, trình độ kế toán và khá phù hợp với kế toán bằng máy vi tính

7

Đề án môn học
b) Qui trình ghi sổ
Sơ đồ số:3
Quy trình ghi sổ theo hình thức Kế toán Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê phân loại Chứng từ
kế toán vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết và Chứng từ ghi sổ .
Từ Chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Từ sổ
thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. Bảng
này đợc đối chiếu sổ cái tài khoản liên quan và là cơ sở ghi vào Báo cáo kế
toán.

8
Chứng từ gốc về hàng hoá
(Phiếu nhập, phiếu xuất)
Chứng từ ghi sổ
(nhập, xuất hàng hoá)
Sổ cái TK 156,157
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ (thẻ) kế toán chi
tiết hàng hoá tuỳ
theo phương pháp
hạch toán chi tiết
Sổ tổng hợp chi
tiết hàng hoá

Đề án môn học
Từ Chứng từ ghi sổ, định kỳ hoặc cuối tháng kế toán ghi vào Sổ cái.
Từ Sổ cái ghi vào Bảng Cân đối số phát sinh bảng này đợc đối chiếu với sổ
Đăng ký chứng từ ghi sổ và là cơ sở ghi vào Báo cáo kế toán.
1.4.4. Hình thức Kế toán Nhật ký - Chứng từ
a) Điều kiện áp dụng
Hình thức này áp dụng phù hợp doanh nghiệp qui mô lớn, trình độ
quản lý, trình độ kế toán tơng đối cao và thực hiện công tác kế toán chủ yếu
bằng thủ công.
b) Qui trình ghi sổ
Sơ đồ số: 4
Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ

9
Chứng từ gốc của
hàng hóa (Phiếu
nhập, phiếu xuất)
Nhật ký chứng từ số
1,2,4,5,10
Nhật ký chứng từ
số 8
Sổ chi tiết TK 331
Nhật ký chứng từ
số 5
Bảng kê số 8,9,10
Sổ cái TK156,157
Báo cáo kế toán

Đề án môn học
Hàng ngày(hoặc) định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng phân bổ hàng
hoá, kế toán ghi vào bảng kê số 8,9,10 , Nhật ký- Chứng từ số 1, 2, 3, 4, 6, 10
và sổ chi tiết TK 331.
Từ sổ chi tiết TK 331 cuối kỳ ghi vào Nhật ký- Chứng từ số 5 để từ đó
ghi vào bảng kê số 8, 9
Từ Nhật ký- chứng từ số 8 cuối kỳ ghi vào bảng kê số 8, 9
Cuối quý căn cứ vào các bảng kê và Nhật ký- Chứng từ ghi vào sổ cái
TK 156,157
Cuối kỳ từ các bảng kê , Nhật ký- Chứng từ và sổ cái ghi vào Báo cáo
kế toán.
1.5. Kinh nghiệm kế toán hàng tồn kho ở một số nớc trên thế giới
+ Kinh nghiệm kế toán Mỹ
Trong kế toán Mỹ quá trình hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ về cơ bản giống nh kế toán Việt
Nam. Ngoài ra nhằm giảm bớt nhợc điểm của mỗi phơng pháp kế toán để
giúp cho kế toán giảm bớt công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo nắm đợc các
thông tin kịp thời về tình hình biến động hàng tồn kho chế độ kế toán Mỹ còn
cho phép các công ty đợc phép áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên sửa
đổi.
Theo nguyên tắc kế toán không kể doanh nghiệp áp dụng phơng pháp
kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ, việc kiểm tra cuối kỳ đợc thực
hiện vào cuối năm, mỗi năm tiến hành một lần. Tuy nhiên hầu hết các công
ty cần các thông tin cập nhật về hàng tồn kho nhằm tránh đợc sự thiếu hụt,
mất mát, tồn đọng quá nhiều về hàng tồn kho, hơn nữa có kế hoạch về tài
chính cho việc mua sắm, cung cấp hàng tồn kho. Phơng pháp kê khai thờng
xuyên sửa đổi đã đáp ứng đầy đủ đợc yêu cầu này. Theo phơng pháp này, kế
toán trong doanh nghiệp tiến hành ghi chép số lợng hàng tồn kho tăng, giảm
trong kỳ theo số lợng ( chỉ theo số lợng) trên sổ chi tiết cho từng loại hàng
tồn kho. Quá trình này cho phép doanh nghiệp có thể xác định đợc mức độ
tồn kho vào bất lỳ thời điểm nào của quá trình kinh doanh.

10

Đề án môn học
Phần ii. thực trạnG kế toán hàng tồn kho ở việt
nam
Hàng tồn kho rất phong phú và đa dạng, tuỳ theo đặc điểm của mỗi loại mà
chúng ta có những phơng pháp hạch toán hàng tồn kho khác nhau. Có những
loại hàng tồn kho có giá trị lớn yêu cầu phải đợc theo dõi và kê khai mỗi lần
nhập xuất. Nhng cũng có những loại có giá trị nhỏ chỉ cần kiểm kê định kỳ là
đủ. Trên cơ sở quản lý hàng tồn kho nh trên mà đã hình thành nên hai phơng
pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên và
phơng pháp kiểm kê định kỳ. Việc hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp
nào tuỳ thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, loại hàng mà
doanh nghiệp kinh doanh, yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của kế
toán doanh nghiệp đó. Chế độ kế toán Việt Nam cũng qui định mỗi doanh
nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong hai phơng pháp trên.
2.1 Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho tại Việt Nam hiện nay
2.1.1 Những điểm giống nhau giữa IAS 02 và VAS 02
Chuẩn mực kế toán Việt Nam 02 hàng tồn kho đợc xây dựng trên
những cơ sở nghiên cứu vận dụng IAS 02 (sửa đổi năm 1993) và phù hợp với
điều kiện thực tiễn Việt Nam, đảm bảo đợc sự kết hợp hài hoà giữa các quyết
định thuộc hệ thống chuẩn mực kế toán với chính sách tài chính và Luật thuế
của Nhà nớc Việt Nam. Do vậy, về cơ bản, những nội dung cốt lõi và quan
trọng của IAS 02 đã đợc kế thừa trong VAS 02 , nội dung của VAS 02 gần
giống nh IAS 02.
2.1.2.Những điểm khác nhau giữa IAS 02 và VAS 02
Ngày 18/12/2003 IAS sửa đổi năm 2003 đã ra đời thay thế cho chuẩn
mực sửa đổi năm 1993 và có hiệu lực từ ngày 1/1/2005 và đã có một số điểm
khác biệt so với chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tập trung chủ yếu là qui định
lại phơng pháp tính giá và nguyên tắc nhất quán đối với phơng pháp tính giá.
a)Phơng pháp tính giá
VAS 02 (cũng nh IAS 02, sửa đổi năm 1993) cho phép tính giá hàng
tồn kho theo một trong bốn phơng pháp sau :
+ Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh
+ Phơng pháp bình quân gia quyền
+ Phơng pháp nhập trớc xuất trớc
+ Phơng pháp nhập sau xuất trớc

11

Đề án môn học
Tuy nhiên, để khắc phục những hạn chế nhất định của phơng pháp
thay thế đợc chấp nhận LIFO chuẩn mực cũng qui định thêm một số nguyên
tắc nhất định khi lập báo cáo tài chính đối với doanh nghiệp áp dụng phơng
pháp này.
Do những điều bất hợp lý và sự phức tạp khi sử dụng phơng pháp
LIFO nên từ lâu phơng pháp này đã không đợc khuyến khích áp dụng. Do
vậy IAS 02 sửa đổi năm 2003 chỉ còn cho phép tính giá hàng tồn kho theo
phơng pháp giá đích danh, bình quân gia quyền hoặc FIFO. Nh vậy phơng
pháp thay thế LIFO từ nay không đợc áp dụng nữa.Uỷ ban Chuẩn mực kế
toán quốc tế cũng đã đa ra một số cơ sở cho việc xoá bỏ phơng pháp này nh
sau:
Thứ nhất : Phơng pháp LIFO dựa trên giả định những hàng tồn kho
mới nhất sẽ đợc xuất bán trớc, do đó những hàng tồn kho trong kho sẽ đợc
coi là hàng cũ nhất. Điều này trên thực tế đã không phản ánh đúng dòng vận
động của hàng tồn kho trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Trớc đây ph-
ơng pháp LIFO đợc sử dụng nh một giải pháp để sửa chữa cho khiếm khuyết
dễ nhận thấy cuả mô hình kế toán truyền thống(mô hình mà giá vốn hàng
bán đợc xác định bằng cách tham khảo giá bán lỗi thời cuả hàng tồn kho đa
bán từ trớc, trong khi doanh thu bán hàng lại đợc tính theo giá bán hiện tại).
Do đó, phơng pháp LIFO đã từng đợc đa ra áp dụng với việc đa ra giả định
không đúng thực tế về sự vận động của hàng tồn kho. Giờ đây, khi chuẩn
mực đã qui định hàng hoá xuất kho phải tính theo giá thực tế thì phơng pháp
này không còn cơ sở để tiếp tục vận dụng.
Thứ hai : việc sử dụng phơng pháp LIFO trong các Báo cáo tài chính
lại thờng chỉ vì mục tiêu thuế khóa( ảnh hởng đến chỉ tiêu giá vốn hàng bán
đợc tính toán bằng cách sử dụng giá bán gần đây nhất, sau đó lấy doanh thu
trừ đi để xác định lợi nhuận gộp. Mặt khác, sử dụng phơng pháp LIFO sẽ dẫn
đến kết quả là hàng tồn kho đợc nhận biết trên Bảng cân đối kế toán theo môt
giá trị ít có quan hệ với các mức chi phí gần đây về hàng tồn kho.
b) Nguyên tắc nhất quán trong phơng pháp tính giá
Một thay đổi chủ yếu khác của IAS 02 so với VAS 02 là nguyên tắc
nhất quán trong việc áp dụng các phơng pháp tính giá đã đợc qui định gộp
vào IAS 02 cho thấy tầm quan trọng của việc nhất quán áp dụng phơng pháp
tính giá hàng tồn kho. Trong nội dung về nguyên tắc nhất quán lại không đợc

12

Đề án môn học
qui định trong VAS 02 mà nó chỉ đợc đề cập một cách chung nhất về yêu cầu
của nguyên tắc nhất quán trong VAS 01 Chuẩn mực chung (giống nh IAS
01). Nh vậy, nguyên tắc nhất quán trong IAS 02 phải đợc hiểu rộng hơn, đó
là việc có thể áp dụng các phơng pháp nhóm khác nhau cho các nhóm hàng
tồn kho khác nhau nhng phải nhất quán trong niên độ kế toán. Chẳng hạn,
doanh nghiệp có thể sử dụng phơng pháp FIFO cho một số loại hàng tồn kho
giống nhau còn đối với những loại hàng tồn kho khác về đặc tính và mục
đích sử dụng có thể sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền. Tuy nhiên, với
những nhóm hàng tồn kho khác nhau về vị trí địa lý( địa điểm lu trữ ) hoặc
những qui định về thuế liên quan thì vẫn áp dụng phơng pháp nhất quán.
2.2 Một số phơng pháp kế toán hàng tồn kho sử dụng ở việt nam
2.2.1 Nguyên tắc tính giá hàng tồn kho
2.2.1.1. Xác định giá trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho đợc tính theo giá gốc. Trờng hợp giá trị thuần có thể
thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực
hiện đợc.
2.2.1.2 Giá gốc hàng tồn kho
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các
chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm
và trạng thái hiện tại.
a) Chi phí mua:
Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không
đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua
hàng, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức và các chi phí khác có liên
quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thơng mại
và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng qui cách, phẩm chất đợc trừ
khỏi chi phí mua.
b) Chi phí chế biến
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên hệ trực
tiếp đến sản phẩm sản xuất, nh chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình
chuyển hoá nguyên liệu thành phẩm.

13

Đề án môn học
Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, th-
ờng không thay đổi theo số lợng sản phẩm sản xuất, nh chi phí khấu hao, chi
phí bảo dỡng máy móc thiết bị, nhà xởng và chi phí quản lý hành chính ở
các phân xởng sản xuất.
Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, th-
ờng thay đổi trực tiếp theo số lợng sản phẩm sản xuất, nh chi phí nguyên liệu
vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp.
Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi
đơn vị sản phẩm đợc dựa trên công suất bình thờng của máy móc sản xuất.
Công suất bình thờng là số lợng sản phẩm đạt đợc ở mức trung bình trong các
điều kiện sản xuất bình thờng.
Trờng hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình
thờng thì chi phí sản xuất chung cố định đợc phân bổ cho mỗi đơn vị sản
phẩm theo chi phí thực tế phát sinh.
Trờng hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình
thờng thì chi phí sản xuất chung cố định chỉ đợc phân bổ vào chi phí chế biến
cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thờng. Khoản chi phí sản
xuất chung không đợc phân bổ đợc ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh
trong kỳ.
c) Chi phí liên quan trực tiếp khác
Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm
các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
d) Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho
Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất kinh
doanh khác phát sinh trên mức bình thờng.
Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng
tồn cho quá trình sản xuất tiếp theo.
Chi phí bán hàng .
Chi phí quản lý doanh nghiệp.
e) Chi phí cung cấp dịch vụ
Chi phí cung cấp dịch vụ bao gồm chi phí quản lý nhân viên và các chi
phí khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ, nh chi phí giám sát và
các chi phí chung có liên quan.

14

Xem chi tiết: Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại