Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
Bộ phận nhân sự cũng cần phải công bố những trờng hợp đã mãn hạn
hợp đồng hoặc bị đuổi việc hoặc thôi việc nhằm tránh tình trạng những nhân
viên đã rời khỏi công ty rồi nhng vẫn đợc tính lơng.
-Theo dõi, tính toán thời gian lao động và khối lợng công việc, sản
phẩm hoặc lao vụ hoàn thành: Việc ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số
ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc và số l-
ợng công việc/ lao vụ hoàn thành của ngời lao động, từng đơn vị sản xuất, từng
phòng ban trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động tiền l-
ơng. Đây chính là căn cứ tính lơng, tính thởng và các khoản trích trên tiền lơng
cho các nhân viên.
Đối với các doanh nghiệp áp dụng chứng từ kế toán Việt Nam thì chứng
từ ban đầu sử dụng để hạch toán thời gian lao động và khối lợng công việc/
lao vụ dịch vụ hoàn thành là Bảng chấm công (Mẫu số 02- LĐTL- Chế độ
chứng từ kế toán) và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành (mẫu số
06-LĐTL-Chế độ chứng từ kế toán). Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các
chứng từ khác có liên quan nh thẻ thời gian, Giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai
sản, hoặc nghỉ phép.v.v để làm căn cứ tính l ơng và các khoản theo lơng.
Thông thờng, Bảng chấm công đợc lập riêng cho từng bộ phận (sản
xuất, phòng, ban, tổ, nhóm .v.v ) và dùng cho một kỳ thanh toán (th ờng là
một tháng). Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt ngời lao động
đều đợc ghi chép hằng ngày vào Bảng chấm công. Ngời giám sát (đốc công,
quản đốc, đội trởng ) của bộ phận thực hiện công tác châm công cho nhân
viên của mình căn cứ vào số nhân viên có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở
đơn vị mình. Bảng chấm công phải để tại một địa điểm công khai để ngời lao
động có thể giám sát thời gian lao động của mình.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận
số sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành của đơn vị, cá nhân ngời lao động. Do ng-
ời giao việc lập, phải có đầy đủ chữ ký của ngời giao việc, ngời nhận việc, và
- 5 -
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
ngời kiểm tra chât lợng sản phẩm hoặc lao vụ và ngời duyệt, Phiếu đợc chuyển
cho kế toán để tính lơng.
Hợp đồng giao khoán là bản ký duyệt giữa ngời giao khoán và ngời
nhận khoán về một lợng công việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và
nghĩa vụ của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Chứng từ chính là cơ sở để
thanh toán lơng.
Thẻ thời gian là hình thức đợc sử dụng phổ biến bởi doanh nghiệp ở các
nớc phát triển nhằm ghi nhận thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mỗi
ngày của nhân viên. Hình thức này cũng đã bắt đầu đợc vận dụng ở các doanh
nghiệp liên doanh hoặc các công ty có vốn đầu t nớc ngoài tại Việt Nam vào
những năm gần đây. Tất cả các thẻ thời gian của các nhân viên đều đợc theo
dõi giám sát bởi một nhân viên độc lập hoặc bằng một hệ thông thông tin tự
động và phải báo cáo tình hình thẻ theo tuần. Để đo thời gian mà ngời lao
động thực tế làm thì một số công ty đã dùng đồng hồ điện tử tự động đo bằng
việc khi nhân viên đến làm việc khi đầu giờ phải đa thẻ vào máy và khi kết
thúc ra về thì rút thẻ. Tuy nhiên với hình thức này thì có thể gây ra tình trạng
gian lận thời gian bằng cách một nhân viên nào đó đa thẻ vào máy đo thới gian
nhng lại không thực tế làm việc tại cơ quan mà làm việc riêng của mình tại
đâu đó, sau đó cuối giờ làm việc thì rút thẻ ra. Cho nên phải giám sát thật chặt
chẽ thì mới kiểm soát đợc tình hình này. Thẻ thời gian phải đợc ký kết bởi ng-
ời giám sát tại bộ phận hoạt động trớc khi gửi đi phòng kế táon để tính lơng.
Tất cả các trờng hợp ngừng sản xuất, ngừng việc đều phải có biên bản
ngừng sản xuất, ngừng việc để phản ánh rõ tình hình về thời gian kéo dài, thiệt
hại gây ra và những nguyên nhân làm căn cứ tính lơng và xử lý thiệt hại.
Ngoài ra, các trờng hợp ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động đều cần
phải có phiếu nghỉ ốm, phiếu nghỉ thai sản hoặc phiếu xác nhân tai nạn lao
động và đợc chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào
bảng chấm công theo ký hiệu riêng.
- 6 -
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
Tính lơng và lập bảng lơng: Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời
gian lao động và kết quả công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành cũng nh
các chứng từ liên quan khác gửi từ bộ phận hoạt động khác tới bộ phận kế toán
tiền lơng, kế toán tiền lơng phải kiểm tra tất cả các chứng từ trớc khi tính tiền
lơng, thởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ bằng việc lấy số thời gian lao động
thực tế hoặc khối lợng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành nhân với
mức lơng hoặc bậc lơng hoặc đơn giá đã đợc phê duyệt bởi phòng nhân sự cho
từng lao động, từng bộ phận. Các khoản trích theo lơng hay các khoản khấu
trừ nh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, và thuế thu
nhập.v.v đều phải đ ợc tính dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành
hoặc thoả thuận giữa ngời sử dụng lao động hoặc ngời lao động.
Sau khi tính toán xong thì kế toán phải lập thành các Bảng thanh toán
tiền lơng, Bảng thanh toán tiền thởng ( Theo các mẫu số 02 và 03-LĐtiền l-
ơng- Chế độ chứng từ kế toán) để làm căn cứ thanh toán tiền lơng, phụ cấp và
thởng cho ngời lao động. Bên cạnh đó kế toán cũng phải lập Bảng khai các tài
khoản phải nộp phải trả về các khoản phải trích theo lơng. đông thời nó cũng
chính là cơ sở để kiểm tra việc thanh toán lơng cho ngời lao động và thanh
toán các nghĩa vụ với các cơ quan chức năng.
Trong quá trình lập các bảng thang toán tiền lơng, tiền thởng cho ngời
lao động thì kế toán phải tiến hành phân loại các loại tiền lơng, tiền thởng phải
trả cho từng nhóm ngời lao động theo bộ phận sử dụng lao động và chức năng
của ngời lao động nh lao động trực tiếp, lao động phục vụ quản lý ở bộ phận
sản xuất, lao động phục vụ bán hàng, hay lao động phòng ban để làm căn cứ
phân loại tiền lơng, thởng vào chi phí một cách hợp lý và đúng đắn.
- Ghi chép sổ sách: Trên cơ sở các bảng thanh toán tiền lơng, thởng và
các chứng từ gốc đính kèm kế toán tiến hành vào sổ nhật ký tiền lơng. Định
kỳ, Sổ nhật ký tiền lơng sẽ đợc kết chuyển sang Sổ cái. Đồng thời với việc vào
sổ, kế toán tiền lơng viết các phiếu chi hoặc séc chi kèm theo Bảng thanh toán
tiền lơng cho thủ quỹ sau khi đã đợc phê duyệt bởi ngời có thẩm quyền ( Kế
toán trởng, giám đốc tài chính ).
- 7 -
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
- Thanh toán tiền lơng và bảo đảm những khoản lơng cha thanh
toán: khi thủ quỹ nhận đợc phiếu chi hoặc séc chi lơng kèm theo bảng thanh
toán tiền lơng, tiền thởng thi thủ quỹ phải kiểm tra đối chiếu tên và số tiền đợc
nhận giữa phiếu chi hoặc séc chi lơng với danh sách thanh toán trên bảng tiền
lơng, thởng. Các phiếu chi hoặc séc chi phải đợc ký duyệt bởi ngời mà không
trực tiếp tính toán tiền lơng hay vào sổ sách kế toán tiến lơng. Sau khi thủ quỹ
đã kiểm tra xong phiếu chi hoặc séc chi lơng thì tiến hành chi lơng cho nhân
viên và yêu cầu ngời nhân ký vào phiếu chi hoặc séc chi đồng thời thủ quỹ
phải ký vào phiếu và đóng dấu Đã chi tiền. Các phiếu chi hoặc séc chi phải
đợc đánh theo số thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán.
Đối với những phiếu chi hoặc sec chi lơng cha đợc thanh toán thì đợc
cất trữ cẩn thận và bảo đảm đồng thời phải đợc ghi chép đầy đủ, chính xác
trong sổ sách kế toán. Đối với các phiếu chi hoặc séc chi hỏng thì phải đợc cắt
góc và lu lại nhằm đảm bảo ngăn ngừa các phiếu chi hoặc sec chi giả mao.
Sơ đồ 1.1 sẽ tóm tắt lại các chức năng của chu trình tiền lơng và nhân
viên để thấy rõ đợc mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận hoạt động, bộ phận
nhân sự và bộ phận kế toán tiền lơng và bản chất của chu trình.
Sơ đồ 1.1. Chu trình tiền lơng và nhân viên.
- 8 -
Bộ phận hoạt động:
Chức năng là theo dõi thời gian, khối
lưọng công việc lao vụ hoàn thành:
Chấm công, theo dõi thời gian lao
động
Xác nhận công việc/lao vụ hoàn thành
Duyệt thời gian nghỉ ốm, thai sản tai
nạn lao động, ngừng sản xuất, ngừng
việc
Bộ phận nhân sự:
Chức năng là tuyển dụng và thuê mướn
tuyển chọn thuê mướn
lập báo cáo tình hình nhân sự
lập sổ nhân sự
lập hồ sơ nhân sự
Bộ phận kế toán tiền lương
Tính lương, thưởng và lập bảng thanh toán lư
ơng, thưởng và các khoản phải trả phải nộp
Ghi chép sổ sách kế toán
Thanh toán lương thưởng và các khoản liên
quan.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
4. Nguyên tắc hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng và
các chế độ tiền lơng
4.1 Nguyên tắc hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Tại các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán chi phí về lao động là một bộ
phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh, bởi vì cách trả
thù lao lao động thờng không thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị, các thời
kỳ Việc hạch toán chính xác chi phí về lao động có vị trí quan trọng, là cơ
sở để xác định giá thành san phẩm và bán sản phẩm. Đồng thời, nó còn là căn
cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ quan
phúc lợi xã hội. Vì thế, để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý,
đòi hỏi hạch toán lao động và tiền lơng phải quán triệt các nguyên tắc sau:
a. Phân loại lao động hợp lý
Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận
lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loại
lao động là việc sắp xếp lao động vào cac nhón khác nhau theo những đặc trng
nhất định. Về mặt quản lý và hạch toán, lao động thờng đợc phân theo các tiêu
thức sau:
Phân theo thời gian lao động
Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động th-
ờng xuyên, trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao
động tạm thời, mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp
nắm đợc tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dỡng,
- 9 -
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
tuyển dụng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ
với ngời lao động và với nhà nớc đợc chính xác.
Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất
Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân
lao động của doanh nghiệp thành hai loại:
Lao động trực tiếp sản xuất: lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ
phân công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực
hiện các lao vụ dịch vụ. Thuộc loại này bao gồm những ngời điều khiển thiết
bị, máy móc để sản xuất sản phẩm (kể cả cán bộ kỹ thuật trực tiếp sử dụng),
những ngời phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu
trong nội bộ; sơ chế nguyên, vật liệu trớc khi đa vào dây chuyền sản xuất )
Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận lao động tham gia một
cách gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc
bộ phận này bao gôm nhân viên kỹ thuật (trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc
tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất và kinh doanh nh giám đốc, phó giám đốc
kinh doanh; cán bộ phòng ban kế toán, thống kê, cung tiêu ), nhân viên quản
lý hành chính (những ngời làm công tác tổ chức, nhân sự, văn th, đánh máy,
quản trị ).
Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá đợc tính hợp lý của
cơ cấu lao động. Từ đó, có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu
cầu công việc, tinh giản bộ máy gián tiếp.
Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh
doanh
Theo cách này, toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia thành
ba loại:
Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao
động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản
- 10 -
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ nh công nhân trực tiếp sản xuất, nhân
viên phân xởng
Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia
hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ nh nhân viên bán hàng,
tiếp thị, nghiên cứu thị trờng
Lao động thực hiện chức năng quản lý: Là những lao động tham gia
hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chín của các doanh nghiệp nh
các nhân viê quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính
Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động
đợc kịp thời, chính xác, phân định đợc chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
b. Phân loại tiền lơng một cách phù hợp
Do tiền lơng có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối t-
ợng khác nhau nên cần phân loại tiền lơng theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế
có rất nhiều cách phân loại tiền lơng nh phân loại tiền lơng theo cách thức trả
lơng (lơng sản phẩm, lơng thời gian), phân loại tiền lơng theo đối tợng trả lơng
(lơng gián tiếp, lơng trực tiếp), phân loại theo chức năng tiền lơng (lơng sản
xuất, lơng bán hàng, lơng quản lý) Mỗi cách phân loại đều có một tác dụng
nhất định trong quản lý. Tuy nhiên, để thuận lợi cho công tác hạch toán nói
riêng và quản lý nói chung, xét về mặt hiệu quả, tiền lơng đợc chia làm hai
loại là tiền lơng chính và tiền lơng phụ. Trong đó, tiền lơng chính là bộ phận
tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả
tiền lơng cấp bậc, tiền thởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lơng. Ngợc
lại, tiền lơng phụ là bộ phận tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian
thực tế không làm việc nhng đợc chế độ quy định nh nghỉ phép, hội họp, học
tập, lễ tết, ngừng sản xuất Cách phân loại này không những giúp cho việc
tính toán, phân bổ chi phí tiền lơng đợc chính xác mà còn cung cấp thông tin
cho việc phân tích chi phí tiền lơng.
4.2. Các chế độ tiền lơng
- 11 -
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
Việc tính lơng và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình
thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc
và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lơng là nhăm
quán triệt nguyên tắc phân phối the lao động. Trên thực tế, thờng áp dụng các
hình thức (chế độ) tiền lơng theo thời gian, tiền lơng theo sản phẩm và tiền l-
ơng khoán.
a. tiền lơng theo thời gian
Thờng áp dụng cho các lao động làm công tác văn phòng nh hành chính
quản trị, tổ chức lao động, thông kê, tài vụ- kế toán Trả l ơng theo thời gina
là hình thức trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế.
Tiền lơng theo thời gian có thể chia ra:
Tiền lơng tháng: Tiền lơng tháng là tiền lơng trả cố định hàng thánh
trên cơ sở hợp động lao động.
Tiền lơng tuần: Là tiền lơng trả cho một tuần làm việc đợc xác định
bằng cách lấy tiền lơng tháng nhân với 12 tháng và chia cho 52 tuần.
Tiền lơng ngày: Là tiền lơng tháng chi cho số ngày làm việc trong
tháng.
Tiền lơng giờ: Là tiền lơng trả cho một giờ làm việc và đợc xác định
bằng cáhc lấy tiền lơng ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật
lao động (8 giờ/ ngày).
Do những hạn chế của hình thức trả lơng theo thời gian (mang tính bình
quân, cha thực sự gắn với kết quả sản xuất) nên để khắc phục phần nào hạn
chế đó, trả lơng theo thời gian có thể đợc kết hợp với chế độ tiền thởng để
khuyến khích ngời lao động hăng hái làm việc.
b. Tiền lơng theo sản phẩm:
- 12 -
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
Tiền lơng theo sản phẩm là hình thức trả lơng cho ngời lao động
căn cứ vào số lợng, chất lợng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lơng theo sản phẩm
có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau nh tra theo sản phẩm trực tiếp
không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm có thởng, theo
sản phẩm luỹ tiến.
c. Tiền lơng khoán:
Tiền lơng khoán là hình thức trả lơng cho ngời lao động theo khối lợng
và chất lợng công việc mà họ hoàn thành.
Ngoài chế độ tiền lơng, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế
độ tiền thởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong hoạt động
sản xuất kinh doanh. Tiền thởng bao gồm thởng thi đua (lấy từ quỹ khen th-
ởng) và thởng trong sản xuất kinh doanh (thởng nâng cao chất lợng sản phẩm,
thởng tiết kiểm vật t, thởng phát minh, sáng kiến ).
Bên cạnh chế độ tiền lơng, tiền thởng đợc hởng trong quá trình kinh
doanh, ngời lao động còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc qữy bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế trong các trờng hợp ốm đau, thai sản Các quỹ này đ ợc
hình thành một phần do ngời lao động đóng góp, phần còn lạI đợc tính vào chi
phí kinh doanh của doanh nghiệp.
5. Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
5.1. Thủ tục, chứng từ hạch toán
Để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho
ngời lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập Bảng thanh toán
tiền lơng cho từng tổ, đội, phân xởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào
kết quả tính lơng cho từng ngời. Trên bảng tính lơng cần ghi rõ từng khoản
tiền lơng (lơng sản phẩm, lơng thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các
khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh. Khoản thanh toán về trợ
cấp BHXH cũng đợc lập tơng tự. Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và
ký, giám đốc duyệt y, Bảng thanh toán tiền lơng và BHXH sẽ đợc làm căn
- 13 -
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trần Mạnh Hải Kiểm toán 41
cứ để thanh toán tiền lơng và BHXH cho ngời lao động. Thông thờng, tại các
doanh nghiệp, việc thanh toán lơng và các khoản khác cho ngời lao động đợc
chia làm hai kỳ: Kỳ 1 tạm ứng và kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ đi các
khoản khấu trừ và thu nhập. Các khoản thanh toán lơng, thanh toán BHXH,
bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh lơng cùng với các chứng từ và báo cáo
thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ.
5.2. Trích trớc tiền lơng phép cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh sự biến động
của giá thành sản phẩm, kế toán thờng áp dụng phơng pháp trích trớc chi phí
nhân công trực tiếp sản xuất, đều đăn đa vào giá thành sản phẩm, coi nh một
khoản chi phí phải trả. Cách tính nh sau:
= x
Trong đó:
= x 100
Cũng có thể trên cơ sở kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một
tỷ lệ trích trớc tiền lơng phép kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất một
cách hợp lý.
5.3. Tài khoản hạch toán
Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, kế toán sử dụng tài
khoản sau:
Tài khoản 334 Phải trả công nhân viên
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân
viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thởng và
các khoản thuộc về thu nhập của họ.
- 14 -
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét